ادب تجاری، آداب دارد
افرادی که من را می‌شناسند می‌دانند که چندان در قید رسم و رسومات و آداب و سنن نیستم. این موضوع البته در موارد شخصی و فامیلی از شدت بیشتری برخوردار است. اما برای انجام کار تجاری رعایت رسم و رسوم نقش مهمی در ایجاد ارتباط دو طرفه دارد و در سطوح عالی حتی دارای پروتکل‌های خاص خود است. از جمله این آداب و رسوم در مورد ارتباط تلفنی بین مدیران است که من با بسیاری از موارد آن که برخواهم شمرد مخالف و در همان حال مجبور به رعایت هستم. از جمله:
۱-به مسئول دفتر خود بگویید که شماره دفتر کار مدیر سازمان مقابل را بگیرد، با مسئول دفتر او صحبت کند، در صورتی که آقا/خانم مدیر اجازه صحبت دادند، به شما ارتباط بدهند و شما پشت خط بمانید تا با مدیر سازمان مقابل صحبت کنید. در این حالت گاه مجبور هستید که دوباره برای صحبت با فرد مقابل موضوع را برای منشی طرف مقابل توضیح دهید.
موارد کاربرد:
- اگر در فاز بازاریابی ارتباط با یک مدیر هستید
- اگر مدیر سازمان مقابل، کارفرمای شما محسوب می‌شود.
- اگر به هر دلیل می‌خواهید برای طرف مقابل احترام خیلی زیادی قائل شوید.
- اگر می‌خواهید سازمان مقابل را توجیه نمایید که شما هم در سازمان خود از سلسله مراتب اداری برخوردار هستید.
-
اگر می‌خواهید هویت فردی و سازمانی خود را توامان نمایش دهید.
۲-خودتان شماره دفتر کار مدیر سازمان مقابل را بگیرید و با مسئول دفتر او صحبت کنید و پشت خط بمانید تا با مدیر صحبت کنید.
موارد کاربرد:
- اگر به هر دلیل می‌خواهید برای طرف مقابل احترام خیلی زیادی قائل شوید.
- اگر مطمئن هستید که کلاس کار شما مخدوش نمی‌شود.
- اگر رابطه خوبی با مسئول دفتر مقابل دارید و می‌خواهید ضمن حال و احوال با منشی مربوطه، از چند خبر غیر‌رسمی هم مطلع شوید.
- اگر تمایل دارید که با منشی آقا یا خانم مدیر روابط بهتری ایجاد کنید تا در وقت گرفتن و امضا گرفتن از آقا/خانم مدیر کمتر دچار مشکل شوید.
- اگر فکر می‌کنید که منشی آقا/خانم مدیر، مسئول دفتر شما را سرِ کار خواهد گذاشت و به اصطلاح او را می‌پیچاند و فقط خود از پس او بر می‌آیید.
- اگر گاهی اضطراری وجود دارد و می‌خواهید خیلی سریع به مدیر دسترسی پیدا نمایید.
- اگر به هر دلیل می‌خواهید هویت فردی شما از هویت سازمانی‌تان پر رنگ‌‌تر جلوه کند.
-
اگر می‌دانند که شما هویت سازمانی خود را دارید ولی خیلی در قید این مسائل نیستید.
۳-به مسئول دفتر خود بگویید که شماره دفتر کار مدیر/کارشناس/فرد مورد نطر را بگیرد، با مسئول دفتر و یا خود طرف مقابل صحبت کند و بگوید که طرف مقابل باید با شما صحبت کند، شما در این حالت بدون انتظار با فرد مقابل صحبت خواهید کرد:
موارد کاربرد:
- اگر می‌خواهید، کلاس ِکار خود را بالا جلوه دهید.
- اگر می‌خواهید به نوعی برتری و یا همسانی خود را به رخ طرف بکشید.
- اگر واقعا وقت ندارید و مطمئن هستید که طرف مقابل هیچ‌گونه سوء برداشتی از این نوع تماس شما نخواهد داشت.
- اگر برای اولین بار ممکن است که بخواهید با کسی تماس بگیرید و او نیازمند اطلاعاتی است که باید از زبان مسئول دفتر شما بشنود.
- اگر طرف مقابل شما از جنس مخالف است و از واکنش ایشان و یا اطرافیانش در تماس با تلفن همراه و یا منزل ایشان، مطمئن نیستید.
-
اگر به هر دلیل دیگر می‌خواهید هویت سازمانی شما از هویت فردی شما پر‌رنگ‌تر جلوه کند.
۴-با تلفن همراه خود، شماره تلفن همراه مدیر سازمان مقابل را بگیرید.
موارد کاربرد:
- هیچ یک از آن نمایش‌ها و بازیگری‌های سه بند قبل وجود ندارد و فرد مقابل آنقدر راحت است که میدانید اگر در جلسه و در معذورات باشد، تلفن همراهش روی وضعیت سکوت است. (من این‌گونه هستم)
- برای طرف مقابل شما، این موضوع تفهیم شده است که زمانی که کار مهمی دارید، با تلفن همراه او تماس می‌گیرید.
- واقعا شرایط اضطراری است و او در دفتر کارش حضور ندارد.
نکته۱: سعی کنید زیاد با تلفن همراه افراد سازمان کارفرما تماس نگیرید و در صورت اجبار، پیش از هر چیز عذر خواهی کرده، شرایط اضطراری را متذکر شده و به او یادآوری کنید که میدانید نباید به صورت کلی با تلفن همراه وی برای کارهای عادی تماس گرفت.
نکته ۲: فقط در صورتی با تلفن همراه مدیر سازمان کارفرما تماس بگیرید که آن را از خود او گرفته باشید و یا اینکه شماره تلفن او عمومی شده باشد.
نکته ۳: اگر در مراحل بازاریابی مدیر یا کارشناسی از سازمان کارفرما به شما گفت ” که این شماره تلفن همراه من است، بعد از ساعات اداری با من تماس بگیر” می‌توانید شک کنید که موضوع بوی رشوه می‌دهد و وضعیت عادی نیست.
نکته ۴: هیچ‌گاه با تلفن ثابت، تلفن همراه مدیر کارفرما را نگیرید. آن‌ها به احتمال خیلی زیاد شماره سازمان شما را در تلفن همراه ذخیره نکرده‌اند و یا مطمئن نیستند که تماس‌گیرنده چه کسی است. تماس با تلفن همراه این خاصیت را دارد که طرف مقابل می‌داند که لزوما با یک نفر که آن‌هم شما هستید، صحبت خواهد کرد.
نکته ۵: در ساعات غیر عادی (هشت شب به بعد و یا قبل از هشت صبح) به هیچ وجه برای موضوعات کاری با تلفن همراه کسی تماس نگیرید. (به جز من و افرادی که میدانید که بیست و چهار ساعته اهل کار هستند)
با تمام مواردی که بر شمرده شد، در صورتی که رابطه طولانی مدت با یک کارفرما پیدا می‌کنید، پس از مدتی نوع رابطه‌ها و حساسیت‌ها درک شده و بر اساس آن تماس‌های تلفنی صورت خواهد گرفت. به عنوان نمونه اگر به یکی از مدیران سازمان کارفرما که از دوستان نزدیک من محسوب می‌شود، در ساعات اداری با تلفن همراه تماس بگیرم و بخواهم در مورد یک موضوع کاری صحبت کنم، حتما با من برخورد خواهد کرد که چرا از طریق دفترش تماس نگرفته‌ام. در مقابل مدیری را می‌شناسم که وقتی به او می‌گویم که با دفترت تماس گرفتم و خانم منشی گفتند که وقت نداری، اعتراض می‌کند که چرا با تلفن همراهش تماس نگرفتم.