جلسه‌های ارائه راه‌کارهای نرم‌افزاری
مدت زیادی است که ننوشته‌ام. دلایل زیادی دارد این موضوع که مهم‌ترین آن پرداختن به سفرهای استانی! و جلسه‌های مختلف است که به نحوی رمق و وقت را حسابی می‌گیرد و وقتی که باز می‌گردم حجم کار بسیار زیادی است که اجازه نوشتن و انجام کارهای دیگر را نمی‌دهد. با توجه به این‌که این روزها در جلسه‌های دموی نرم‌افزار زیاد حضور دارم، بد ندیدم که نوشته‌ای در مورد مسائل مرتبط و رفتارشناسی در این جلسه‌ها داشته باشم.
-
یکی از مواردی که خیلی نسبت به آن مقید هستم، حضور به موقع در جلسه است. به‌ترین زمان حضور در جلسه دمو پانزده تا ده دقیقه مانده به جلسه است. در این شرایط شما فرصت دارید که گفتگوهای اولیه را با رابط خود در سازمان مشتری انجام داده، لپ‌تاپ خود را آماده کنید و احیانن اگر از محیط بیرون خسته و تشنه و گرمازده و سرما زده هستید، به نوعی خود را به شرایط عادی بازگردانید.
اما واقعیت این است که بسیاری از اوقات کسی منتظر شما نیست! گاه پیش می‌آید که درِ سالن جلسه بسته است و باید گشت تا مسئولش پیدا شود تا در را باز کند و کولر و سیستم‌های صوتی-تصویری را روشن کند. مدتی طول می‌کشد که افراد هماهنگ شوند تا خرامان خرامان به جلسه بیایند. این می‌تواند روی اعصاب باشد و زمانی من را به شدت عصبی می‌کرد. باید توجه کرد که شما برای ارائه بیش از هر چیز به یک ذهن آرام احتیاج دارید. همین است و نمی‌توان کاری کرد پس باید موضوع را پذیرفت و حالش را برد!
-
اگر هیچ‌جا مجموعه قوانین مرفی کار نکند، به یقین در جلسه دموی محصول نرم‌افزاری این قوانین ردخور ندارند. اگر برای ارائه نرم‌افزار از اینترنت استفاده می‌کنید، به یقین مشکلی برای اینترنت همیشه پر مشکل کشور به وجود می‌آید و اگر همه نرم‌افزارهای لازم را روی لپ‌تاپ نصب کرده‌اید، ایرادی به هم می‌رسد که یا دیتابیس بالا نمی‌آید و یا نرم‌افزار و یا ارتباط آن دو برقرار نمی‌شود. اگر همه این را حل کرده باشید، درست وسط جلسه دمو یک باگ شیک، روی صفحه نمایش خود را عیان می‌کند. مسائل مرتبط با برق و باتری و … هم به تناوب ظاهر می‌شوند که به شما اثبات کنند قانون مرفی مانند قانون جاذبه همواره وجود دارد.
راه حل بازهم حفظ آرامش است. در جلسه‌های دو نفره، نقش نفر دوم در زمان بروز مشکل بسیار حیاتی است. او در این زمان می‌تواند جلسه‌گردانی کند تا مشکل شما به نحوی حل شود. فراموش نکنید که در هنگام ارائه Windows نیز یک بار صفحه آبی مرگ ظاهر شد و آقا بیل گیتس خیلی با خونسردی گفت، نرم‌افزار است دیگر!
من همواره چند راه‌کار پشتیبان برای این موضوع دارم که اگر یکی به مشکل برخورد کرد، سراغ دومی بروم. با این‌حال دیده‌ام که خیلی از شرکت‌ها برای ارائه نرم‌افزار خود از یک پاورپوینت استفاده می‌کنند که خطرهای کمتری دارد. از نظر من راه دل‌چسبی نیست، اما شاید هم بد نباشد به عنوان یک راه‌کار پشتیبان نهایی از آن استفاده کرد.
-
فضای جلسه
جدای از رفتار فردی افراد که خود یک مطلب جداگانه است، برآیند این رفتار، فضا و روح جلسه را تشکیل می‌دهد. فضای جلسه می‌تواند به صورت زیر تقسیم‌بندی شود.
-
جلسه هم‌دلانه
این جلسه، به‌ترین و شاید کم‌یاب‌ترین جلسه‌ای باشد که در آن شرکت کنید. مخاطب شما صادقانه برخورد می‌کند و به دنبال حل مشکل خود است. در صورتی که نرم‌افزار و راه‌کار شما مناسب او نباشد، به راحتی و یا در نهایت با کمی تعارف، آن را به شما متذکر می‌شود و در شرایطی که راه‌کار شما را برای او نیازمند خاص‌منظوره‌سازی (Customize) باشد نیز آن را به صراحت خواهد گفت. این جلسه، شفاف، متمرکز و جدی است و شاید به همین دلیل کم‌ترین میزان پارازیت از طرف افراد مختلف در آن وجود دارد. من بیش‌ترین تعداد این جلسه‌ها را زمانی دیده‌ام که در نهایت سه یا چهار نفری از طرف کارفرما در جلسه حضور داشته‌اند که از بیش‌ترین نزدیکی با موضوع ارائه برخوردار بوده‌اند. شاید بد نباشد که قبل از جلسه این موضوع را به نحوی به مشتری متذکر شویم. موضوعی که همیشه هم امکان‌پذیر نیست!
-
جلسه شلوغ
وقتی شما می‌خواهید نرم‌افزار ارائه دهید، از همه واحدهای سازمانی افرادی را انتخاب کرده‌اند که بیایند و نرم‌افزار را ببینند و نظرشان را بگویند. مدیریت این جلسه خیلی مشکل است. در این جلسه شما با مجموعه‌ای از افراد چالش‌گر، خواب، بی‌انگیزه و علاقمند روبرو هستید و باید به نحوی فضا را مدیریت کنید که به هدف خود برسید. من در بسیاری از این جلسه‌ها بوده‌ام. یادم می‌آید که یک‌بار در جلسه از این طرف برای آن طرف برای هم پیامک جوک ارسال می‌کردند و می‌خندیدند. دو نفر خواب بودند و فقط سه چهار نفر به حرف‌های من گوش می‌کردند. البته اگر موضوع جلسه دمو نبود، می‌شد موضوع را به چالش کشید. اما شما برای جنگ و دعوا نرفته‌اید و فقط و فقط باید به هدف خود فکر کنید. ناچار به حفظ خونسردی بودم.
-
جلسه نامرتبط
چندی که از جلسه می‌گذرد، متوجه می‌شوید که اشتباهی آمده‌اید و راه‌کار نرم‌افزاری شما به درد آن‌ها نمی‌خورد. این مورد را می‌توان از فضای جلسه حس کرد و یا از سئوال‌‌هایی که از شما پرسیده می‌شود. نکته ظریف این‌جاست که باید درک کرد که بی‌نظمی جلسه ناشی از بی‌ربط بودن موضوع و یا ارائه بد شماست و یا این‌که افراد به اشتباه در جلسه آمده‌اند. به هر ترتیب اگر متوجه بی‌ربط بودن موضوع شدید، می‌توان آن را صادقانه بیان کرد و سعی کنید که تا حد ممکن آن‌ها را در انتخاب درست خود راهنمایی کنید.
-
جلسه به مثابه میدان جنگ
پیش می‌آید که افرادی، فضای جلسه را به سمت چالش پیش می‌برند. در برخی از موارد موضوع تطبیق نیازهای سازمان با راه‌کار شماست و این چالش یک امر پسندیده است و شما باید بتوانید راه‌کارهایی را برای پاسخ‌گویی به این چالش پیدا کنید. اما گاهی، موضوع به این امر بر می‌گردد که طرف مقابل به دنبال یک ضعف در نرم‌افزار شماست تا شما را در مذاکرات بعدی خلع سلاح کند و بتواند امتیازهای فنی و مالی از شما بگیرد. در این شرایط نمی‌توان خیلی بحث کرد. باید به نحوی تسلیم شد که توجه به نقاط قوت شما هم معطوف شود و بازی منصفانه ادامه پیدا کند. بدترین حالتی که چالش پیش می آید زمانی است که طرف مقابل با پیدا کردن یک ضعف هر چند غیر مرتبط با کار خود، به دنبال اثبات خود و به نحوی رو کم کنی شما خواهد بود. در این شرایط به‌ترین راه این است که تسلیم شوید و به بحث ادامه ندهید. من بحث و جدال در جلسه را به هیچ وجه صلاح نمی دانم
-
جلسه بی‌حال
شما در حال ارائه هستید و با مجموعه‌ای از افراد روبرو می‌شوید که با چشمانی باز به خواب رفته‌اند و لاجرم به فکر هزار جا هستند، جز راه‌کار شما. اعتراف می‌کنم که هیچ جلسه‌ای نمی‌تواند من را به اندازه این جلسه عصبی کند و ناآرامم سازد. ده‌ها ساعت وقت و صدها هزار تومان هزینه کرده‌اید که این جلسه برگزار شود و با یک فضای بی‌انگیزه، خسته و خواب روبرو می‌شوید! خدایا من برای چه آمده‌ام؟!
من راه‌کاری برای این جلسه ندارم، به طور معمول نصف حرف‌هایم را نمی‌گویم و جلسه را تمام می‌کنم. بعد از جلسه می‌توانید تا قبل از زمان بازگشت به گردش بروید و خود را بازیابی کنید.
به هر ترتیب هر مشکلی که در جلسه داشتید و هر رفتاری که با شما شد باید بدانید که این از مقتضیات شغل شماست. اگر این شرایط را دوست ندارید، شغل خود را عوض کنید و اگر این مسائل را می‌پذیرید، پس از پایان جلسه، همه مشکل‌ها را فراموش کنید و با نیروی بیشتر خود را برای جلسه بعدی آماده کنید. مشکل‌ها بازهم منتظر شما خواهند بود.
this blog has a familiar ring to it! just like when i have to teach a class! your categorization reminds me of different classes i need to teach and i truly have the same experience. and well yup i ve accepted this all as part of the job i ve chosen (by the way its better to say the job which has chosen ME) i need to communicate with the same types of people you ve described here so vividly and i normally try to compromise.
سلام،
به نکات واقعاً مهمی اشاره کردید.
برایم جالب شد که شما شخصاً در جلسه دمو حضور می یابید و یک طرف قضیه حل است و دانش شما کامل. اما هنگامی را در نظر بگیرید که شما را به عنوان کارشناس نرم افزار (فنی) به همراه مدیر و یا مسولین فروشی به جلسه می فرستند که تقریباً هیچ از نرم افزار نمی دانند و تنها آمده اند تا شرکت یا سازمان مقابل را توجیه کنند و در نهایت تنها به یک امضاء و دریافت وجه فکر می کنند. این حالت شخصاً برایم اتفاق افتاده است. هم سازمان مقابل هیچ نمی داند و مات نگاه می کند و هم همکاران فروش شما اطلاعات اشتباه می دهند و نرم افزار را با پاکت شیر اشتباه گرفته اند. در این موقع واقعاً سر را باید به دیوار کوبید.
یادش بخیر، در یک جلسه دمو، بحث W3C شد. مسئول فروش ما با اعتماد به نفس فوق کاذب، پورتال یکی از مشتریان را در W3C وارد نمود. صفحه مذکور شامل ۹ خطا بود! جالب آنجا که نه کارمندان سازمان مقابل فهیدند و نه خود مسئول فروش! و همه بَه به و چَه چه می کردند.
سلام
نکته درستی را می‌گویید. اجازه بدهید اعتراف کنم که همین مسئله در بهساد نیز وجود دارد. تیم فنی که به نرم افزار تسلط دارد، خیلی به موضوع فنی نگاه می‌کند و نمی‌تواند و شاید هم نتواند که ارائه تجاری خوبی ارائه دهد. از طرف دیگر تیم فروش نیز معمولن به عمق فنی نرم‌افزار آشنا نیست و خیلی از اوقات در مباحث فنی کم می آورد. برای همین ما در مجموعه یک تیم فروش/فنی در جلسه حضور پیدا می‌کنیم. اگر این امکان وجود نداشته باشد، ترجیح ما این است که کسی که فصل مشترک فنی و فروش محسوب می‌شود در جلسه حضور داشته باشد که به طور عمده آن فرد من محسوب می‌شوم.
البته حضور من فایده دیگری هم دارد. خیلی از سازمان‌ها دوست دارند که به آن‌ها اهمیت داده شود. پس وقتی در سطح سازمانی بالا (وگرنه من که کسی محسوب نمی‌شوم) در جلسه آن ها حضور داشته باشیم (به شرط تناسب سطح سازمانی دو طرف) این نشان دهنده اهمیتی است که ما به سازمان مقابل خود می دهیم.
فکر می کنم نسخه ویندوزی که خطا داد بتا بود و بیل گیتس گفت:
that’s why it’s beta.