چرا به ابزارهای مدیریت و ارزیابی عملکرد کارکنان نیاز نداریم؟

مدیریت عملکرد

همکاران من در یک مقاله علمی سعی کرده‌اند که بگویند استفاده از ابزار کنترل و یا مدیریت عملکرد کارکنان چیز خوبی است. اگر شما فکر می‌کنید که آن‌ها درست می‌گویند آن را این‌جا بخوانید ولی البته وقتی من جمله اول را خواندم که “امروزه همه سازمان‌های دولتی و خصوصی، برای توسعه و پایداری به نوعی سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان نیاز دارند که در قالب آن بتوانند منابع انسانی خود را مورد سنجش قرار دهند” می‌توانم به جرات بگویم که از خواندن مقاله تا حد زیادی منصرف شدم و تصمیم گرفتم که نه بر پایه و اساس علم! که کیلویی چند است؟ که بر اساس این‌که این روزها همه از جمله این مدیریت دانا و معزز و توانمند!!! همه چیز را می‌دانند، بله تصمیم گرفتم که مقاله‌ای بنویسم که چرا در کشور ما هیچ سازمانی به خصوص از نوع دولتی آن به سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان نیازی ندارد.
۱٫ اصولن ما همواره به ارزیابی چیزی می‌پردازیم که وجود داشته باشد. ما الآن با دو واژه روبرو هستیم که می‌توانیم در مورد آن‌ها به یک چالش فلسفی بپردازیم. اول خود واژه “کارکنان” به معنی افرادی است که کاری را انجام می‌دهند. مگر ما در سازمان‌هایمان چند نفر از این افراد داریم؟ دو نفر و نصفی آدم کارکن که ابزار کنترل و مدیریت نمی‌خواهد. این‌ها چه ابزار مدیریت باشد و چه نباشد کارکن هستند و اتفاقن هر کسی بیش‌تر کارکند بیش‌تر کارها را به او می‌سپارند و در مقابل هرچی تنبل‌تر و از زیرکار در رو تر، کار کم‌تری به او ارجاع می‌شود. در بین آقایان روش تجربه و اثبات شده‌ای وجود دارد که اگر همسر محترمه بخواهد او را مجبور به انجام کارهای خانه کند با شکستن چند ظرف چینی از جهیزیه ارزشمند خانم که مامانش اینا خریده بودند و خراب‌کردن جاروبرقی و ریختن ماست در قیمه، اثبات می‌کنند که این‌کاره نیستند و بازهم طفلی همسرجان هستند که بار سرو سامان داشتن خانه را به دوش می‌کشند. از همین روش اثبات شده در سازمان‌ها استفاده می‌شود که خیلی هم نتیجه می‌دهد! بنابراین چون کارکنی به آن شکل وجود ندارد، پس البته عملکردی هم وجود ندارد و در نتیجه ارزیابی چیزی که وجود ندارد بی‌معنی است و ما همان ملتی هستیم که کار بی‌معنی انجام نمی‌دهیم حتی اگر آن‌کار بی‌معنی، معنی داشته باشد!
۲٫ سازمانی را می‌شناسم که سال‌ها پیش وظایف زیادی به آن محول شده بود و حدود هزار نفر پرسنل داشت. به مرور زمان دو سوم وظایف آن به سازمان‌های دیگر محول شد و البته همان هزار نفر پرسنل هم هنوز دارد. اگر الآن فکر می‌کنید که کار آن هزار نفر به یک سوم کاهش یافته سخت در اشتباه هستید. چرا که این سازمان وزین (در این جا به معنی چاق!!) برای انجام کارهایش پیمانکار دارد و برای نظارت بر کار پیمانکار، مشاور و ناظر! و در واقع اگر صفر را تقسیم بر و یا ضرب در هر عددی کنیم همان صفر است و با توجه به این موضوع کار کارمندان این سازمان وزین!! تا به حال کوچک‌ترین کاهشی نداشته است. البته حقوق‌های چرب و انواع پاداش و وام و سبد و کت و شلوار و … همه در جای خودش باقی است. شاید تا این‌جا به این نتیجه رسیده‌اید که این سازمان نمی‌تواند خریدار ابزار کنترل عملکرد مانند بهتایم محسوب شود، چرا که ارزیابی هیچ! نیازی به هیچ ابزاری ندارد! بار دیگر مجبورم اشتباه عمیق شما را متذکر شوم. چرا که درست است که این سازمان هیچ نیازی به پیمان‌کار نرم‌افزار ندارد! اما به پول پیمان‌کار نیاز دارد! (بیش‌تر نپرسید) و در آن سیستم‌هایی خریداری می‌شود که هیچ کاربردی ندارد. به خوبی به یاد می‌آورم که سازمانی برای نگهداری اطلاعات مناطق تحت پوشش خود که در جمع مشتمل بر هفت رکورد (خط) اطلاعات بود، قراردادی بسته بود و سامانه‌ای سفارش داده بود و …جهت تنویر افکار عمومی عرض کنم که این کار از جمله همان کارهای بی‌معنی بود که چندان هم بی‌معنی نبود!
۳٫ سازمانی خصولتی را می‌شناسم که در مدت ۷ سال تعداد پرسنل خود را از ۱۳۰۰ نفر به ۵۰۰۰ نفر افزایش داده است. نکته قابل توجه این‌جاست که بازهم همه کارهای این سازمان توسط پیمانکار انجام می‌شود. خوبی این سازمان عزیز این است که این عزیزان دل هر یک به یکی در آن بالاها وصل هستند و با سفارش عمه‌جان به حاج آقا مشغول به کار شده‌اند و حتی مدیر جرأت ندارد که به منشی‌اش که توسط حاج‌آقا فلانی معرفی شده، بگوید بالای چشمت ابروست! اگر روزی نتوانستید معنی اصطلاح “ملوک‌الطوایفی” را در لغت‌نامه‌ دهخدا و سایر لغت‌نامه‌ها پیدا کنید، حتما بگویید تا باهم سری به این سازمان نفیس و وزین بزنیم. افراد مختلف که به افراد مختلف وصل هستند با تشکیل باندهای مختلف و ایجاد سازمان‌های غیر رسمی به دنبال تثبیت موقعیت خود می‌باشند و هر حرکتی در سازمان هیچ معنی ندارد، مگر این‌که بخواهد منافع گروهی را تامین و یا به منافع گروه رقیب ضربه وارد کند. بله! داشتیم در مورد نظام مدیریت عملکرد صحبت می‌کردیم!!
۴٫ این روزها هر روز شاهد بهبود عملکرد مدیریت سازمان‌ها بدون نیاز به کارکنان و یا با استفاده از تعداد کمی از کارکنان  (البته نه به معنی کارکنان) هستیم و وقتی که مدیریت آن‌هم بدون هر ابزار مکانیزه این چنین نظام یافته و بهره‌ور کار می‌کند چه نیازی به ابزار بهبود مدیریت! به طور اصولی این کارها طوری باعث قوام کشور شده که کم‌تر سیستمی می‌تواند آن را اندازه‌گیری و مدیریت نماید.
مثلن همین استاد خاوری خودمان را در نظر بگیرید. بنده خدا بدون این‌که تعداد زیادی از کارکنان بانک ملی را درگیر کند، مقادیر بسیار زیادی پول را اختلاس و بعد‌هم جابجا کرد و به کانادا منتقل کرد. یا توی همین پرونده فساد پتروشیمی که به تازگی رو شده است، مرجان ‌جان عزیز شاید با همکاری محدود چند نفر تحریم‌ها را دور زد. دور زدن تحریم به این بزرگی می‌دانید چقدر کار دارد؟ کاری کرده‌اند کارستان که حالا باید ده‌ها کارشناس و قاضی و بازپرس و دادستان به ارزیابی عمل‌کرد آن‌ها بپردازند. بهساد که هیچ، این کار در حد و اندازه مایکروسافت و اوراکل هم نیست تا با تحلیل‌داده‌ها و دیتاماینینگ و هوش مصنوعی به ارزیابی کاری بپردازند که با هوش طبیعی این عزیزان دل صورت گرفته است.
امیدوارم که شما هم متقاعد شده باشید که در این مملکت هیچ نیازی به ابزارهای بهبود عملکرد مدیریت و کارکنان نداریم. پول نفت را داریم و باهم می‌خوریم و حالش را می‌بریم!
والا!!! با این نوناشون…

گوشه‌هایی از شانزده سال تجربه – داستان بهتایم

اسفند ماه سال ۸۰ یعنی زمانی که بهساد هنوز به دنیا نیامده بود ما سه شریک یک تصمیم کلیدی گرفتیم که تاکنون نیز در بهساد جاری است. قرار گذاشتیم هر کسی متناسب با کاری که انجام می‌دهد حقوق بگیرد و نه کسی حق غر زدن دارد که چرا من بیش از دیگران کار می‌کنم (چون متناسب با کارش حقوق می‌گرفت) و نه کسی حق دارد بگوید چرا دیگران بیش از من دریافتی دارند (لاجرم به همان دلیل). در بهساد آن روز سه نوع کار تعریف شده بود. (اجرایی: مانند خرید و نظافت و …) که ساعتی ۱۰۰۰ تومان تعیین ارزش شده بود، اداری (کارهای ثبت، حسابداری، مراجعه به ادارات و …) که ساعتی ۱۲۰۰ تومان بود و تحلیل سیستم و برنامه‌نویسی که اگر اشتباه نکنم ساعتی ۱۵۰۰ تومان ارزش داشت. در پایان هر ماه همه فایل‌های Excel کارهای خود را ارائه می‌کردیم و تعیین حقوق می‌شد. البته فراموشی گزارش کار و  حذف بخشی از حقوق هم از مقتضیات کار بود.

تا چند سال که تعداد همکاران بیشتر شده بود ارائه گزارش کار به همین منوال ادامه داشت. با این تفاوت که برای هر یک از افراد یک حقوق ساعتی جدا در نظر گرفته شده بود. یادم هست که دوستی تازه به بهساد آمده بود و در ستون مقابل ساعت کار خود معادل ریالی آن را هم به صورت اتوماتیک حساب می‌کرد و یک سلول جمع ریال هم آخر صفحه Excel داشت که تا امروز چه‌قدر دهل زده است! و از آن‌جا که در بهساد اگر کسی به پول قبل از کار فکر کند نمی‌تواند با محیط خود را تطبیق دهد، خیلی زود از جمع ما جدا شد.

با زیاد شدن! تعداد نفرات کار محاسبه گزارش‌کارها (تایم‌شیت‌ها) کمی برایم سخت شده بود. برای همین وقتی قصد داشتم برنامه‌نویسی ASP.NET را یاد بگیرم، نوشتن یک برنامه گزارش‌کار را شروع کردم. پنج روز تعطیلی عید سال ۸۳ به بهساد آمدم و اولین سیستم تایم‌شیت بهساد را بسیار ابتدایی نوشتم! تقویم میلادی و استفاده از Post Back (یکی از ابتدایی ترین روش‌ها) برای همه رویدادهای سیستم، حتی پرسیدن اطمینان از حذف یک رکورد از اطلاعات!! با این حال مهلت ارائه گزارش‌کار از یک ماه به سه روز کاهش یافت و چند کنترل برای هم‌زمان نبودن فعالیت‌ها هم اضافه شده بود. اطلاعات پایه و دسترسی‌ها و کاربرها همه در دیتابیس به صورت مستقیم وارد می‌شد و گزارش‌گیری از سیستم هم مختص خودم بود که با مراجعه به دیتابیس و با نوشتن کوئری‌های مختلف از سیستم گزارش می‌گرفتم و همیشه یکی از دغدغه‌هایم تبدیل تاریخ میلادی به شمسی و محاسبه مجموع کارکرد همکاران در یک ماه بود که به طور معمول  به دلیل بازیگوشی ذاتی من بی‌اشتباه هم نبود.

سال ۸۶ همان سیستم را با تقویم فارسی و مکانیزم اعتبارسنجی مایکروسافت یکی از دوستان برنامه‌نویس بازنویسی کرد و از سال ۸۷ با توجه به نیاز به مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی به مایکروسافت پروجکت و سیستم گزارش کار سخت و کاربر آزار آن مهاجرت کردیم.

در کنار تغییرات تکنولوژیک فرآیند گزارش کار ما  از سه روز یک‌بار به هر روز تغییر کرد و در تمام این مدت این سیستم بر مبنای اعتماد به همکاران قرار داشته‌است. البته مشکلاتی نیز در این زمینه پیشترها داشتیم که به مرور زمان حل شده‌اند.

سال ۹۴ که یکی از همکاران بهساد که بنا به ضرورت‌های شخصی مدتی از بهساد جدا شده بود و کسب و کار شخصی غیر فناوری اطلاعات راه انداخته بود، دوباره به بهساد بازگشت و نکته جالب این‌که او پیش از رفتن از بهساد از مخالفان جدی سیستم تایم‌شیت بود و بعد خود در کسب و کارش تایم شیت در اکسل را به کار گرفته بود و  بعد از بازگشت  به ضرورت وجود سیستم‌های گزارش کار در هر کسب و کاری اشاره کرد. (این درست است که توجه به نتیجه اهمیت زیادی دارد و شاید برخی اعتقاد دارند که باید نحوه انجام دادن کار در مقایسه با نتیجه آن اهمیتی ندارد، اما واقعیت این است که توجه به فرآیند انجام کار  و چگونگی آن می‌تواند از بروز و یا پیشرفت بسیاری از خطاها و اشتباهات جلوگیری کند. نظام‌های مدیریت کیفیت جامع، همواره توجه به کیفیت را از لحظه پیدایش محصول در نظر گرفته‌اند و  نه نقطه نهایی آن. تولید کنندگان بزرگ جهانی مانند تویوتا به طور عمده بازرسی کیفیت در نقطه نهایی تولید محصول را  به طور کامل حذف کرده‌اند و کنترل حین فرآیند را جایگزین آن کرده‌اند.)

هم با پیشنهاد او بود که بهساد تصمیم گرفت سیستم مدیریت پروژه و کنترل عملکرد خود را به صورت تجاری به بازار عرضه نماید. از آن‌جا که همه چیز در به‌ساد با «بِه» شروع می‌شود به پیشنهاد یکی دیگر از همکاران نام  این محصول را  «به‌تایم» و برای سادگی در نوشتن  همان «بهتایم» انتخاب کردیم و لاجرم در پاییز ۹۵ نوشتن بهتایم را شروع کردیم و در زمستان ۹۶ آن را به بازار عرضه کردیم.

شاید در نگاه اول بهتایم یک نرم‌افزار با کارکردهای معدود به نظر برسد. اما هم از منظر شخصی برای من و هم از نظر مدیریت کسب و کار بهتایم یک کار فوق‌العاده است. چرا؟

  • بی تعارف من عاشق بهتایم هستم. هر چند می دانم که این دوست داشتنیِ من بی نقص نیست. (از خواص عاشق شدن در دهه چهل زندگی!). من جک ولش و ماتسوشیتا و یا نمونه‌های وطنی آن نیستم که کسب  و کار چند میلیارد دلاری داشته باشم و حالا که به نحوی سلبریتی تجاری شده‌ام بیایم کتاب بنویسم و بگویم چگونه شرکت‌داری کردم و چه نتایجی گرفتم. بهساد هنوز هم یک کسب و کار کوچک با مشخصات خاص خود است. اما واقعیت این است که بهتایم نتیجه قدیمی‌ترین تجربه مدیریتی بهساد است که حالا خود را به جامعه کسب و کار کشور عرضه می‌کند. این احساس شعفی که من با بهتایم دارم برای این است که می‌گویم این تجربه ماست که استفاده کردیم، صیقل یافت و حالا شکل یک محصول قابل عرضه پیدا کرده است و در هر گوشه و هر خط ِ برنامه‌ای که نوشتیم، خاطره‌ و تجربه و داستانی نهفته است و به قول  شازده کوچولو “ارزش  گل تو به اندازه عمری است که به پایش گذاشته‌ای” و ما برای بهتایم یک عمر شانزده‌ساله صرف کرده‌ایم. بهتایم بخشی از بهساد است که نماد بیرونی پیدا کرده و برای ما دوست داشتنی است.
  • دوستانی که نوشته‌های من را دنبال می‌کنند می‌دانند که این اواخر بسیار از خستگی گفته‌ام. از آزردگی به خصوص از مشتریان دولتی و خصولتی و نهادهای عمومی مانند امور مالیاتی و تامین اجتماعی و …
    خسته شده‌ام از رشوه‌خواری و فساد اداری نهادینه شده در جامعه که اگر رشوه ندهی سخت آزارت دهند و اگر بخواهی رشوه بدهی با چالش قضاوت در مورد خودت به عنوان یک آدم بد روبرو شوی.

واقعیت کسب و کار در ایران این است که کسب روزی حلال دیگر نه جهاد در راه خدا که فی‌الواقع! خود شهادت محسوب می‌شود. مدت‌ها بود که حتی قرارداد جدید و مشتری جدید و درآمد جدید خوش‌حالم نمی‌کرد. با عقد یک قرارداد جدید می‌دانستم که دوباره به استقبال همان مشکلات اداری و رنجِ گرفتن مطالبات خواهم رفت. شب شراب نیرزد به بامداد خمار!  (البته این خاصیت را داشت که دیگر نه در جلسات فروش محصول اضطراب نخریدن مشتری را داشته باشم و نه این‌که بخواهم به خاطر مُشتی ریال دروغ بگویم.) با آمدن بهتایم حالا مشتریان ما افرادی هستند که بیش‌تر به دنبال کار کردن هستند و نتیجه گرفتن. بسیاری از آن‌ها افرادی هستند در شرکت‌هایی مانند بهساد که من آن‌ها را می‌فهمم، دردشان را چشیده‌ام و این‌گونه به مشتریان بیش‌تر نزدیک هستم.

  • بهتایم برای من یک دنیای تازه است. دنیایی پر از چیزهای جدید و پر از یادگیری. بازار و بازاریابی آن سخت است. اما قاعده‌ دارد. باید بخوانی و بخوانی و یاد بگیری تا موفق شوی. بهتایم برای ما یک دلیل خوب برای یادگرفتن است.
  • همواره با تقلید در شرکت‌داری مخالف بوده‌ام. اوایل این مخالفت خیلی شدید بود و البته به دلیل تبعیت نکردن از آن‌چه رواج داشته‌است گاه زیان‌های سنگینی داده‌ام. اما این خصوصیت بی‌تقلیدی در بهتایم نیز وجود دارد. بهتایم را از روی چیزی مانند ترلو یا مایکروسافت پروجکت و … ننوشتیم. بهتایم طراحی خودمان است.
  • تغییراتی که بهتایم ایجاد می‌کند محسوس و قابل لمس است. یک نظم مدیریتی که البته در ابتدا شاید با مقاومت کارکنان (و شاید مقاومت ذهنی مدیران که با خود بگویند کارکنان زیر بار این نمی‌روند!) روبرو شود. اما پس از سه روز با مشاهده داشبورد مدیریتی بهتایم و وقتی که واقعیت‌های کسب و کار به شکل نمودار خود را نشان می‌دهند (داشبورد ما توسعه زیادی پیش رو دارد) تفکرات مدیریتی به ذهن هجوم می‌آورند. مهم‌ترین بهبودی که بهتایم با خود دارد زمانی است که یک فرد می‌خواهد گزارش کار روزانه خود را بنویسد و با خود می‌گوید که واقعن امروز را چه کرده‌ام و شاید در پایان روز اول گزارش‌کار حتی کمی خلاف واقع بنویسد اما فردا وقتی می‌خواهد وقت خود را به بطالت بگذراند یادش می‌آید که در پایان روز باید گزارش کار بنویسد و باید حرفی برای گفتن داشته باشد و حالا به فرض هم بخواهد خلاف واقع بنویسد، آن‌وقت باید (ابتدا به خود) پاسخ دهد که این همه وقت گذاشتن به چه نتیجه‌ای رسید. این رسیدگی به حساب خود قبل از آن‌که دیگران به حسابت رسیدگی کنند باعث افزایش بهره‌وری بر اساس مکانیزم‌های فکری و درونی می‌شود.
  • همیشه وقتی از بهتایم صحبت می‌کنیم، بیش‌تر موضوع مدیریت عمل‌کرد به ذهن متبادر می‌شود. اما بهتایم یک مدیریت پروژه به اندازه نیز هست که می‌توان با آن فعالیت‌های سازمان را در سطح پروژه / مشتری/ قرارداد مدیریت کرد. مدیریت پروژه‌ای که نه دنگ و فنگ و دست و پاگیری ابزاری مانند مایکروسافت پروجکت و پریماورا را دارد که به طور عملی باعث شکست مدیریت پروژه در سازمان می‌شوند و نه به اندازه برخی ابزار دیگر شل و ول و بی قید و بند است و هر چیزی را می‌توان بدون کنترل در آن وارد و یا حذف کرد. بهتایم یک مدیریت پروژه به اندازه است.
  • بسیاری از اوقات در جلسه با مشتریانم با جملاتی از جنس “گذاشتن یک دکمه که کاری ندارد” و یا این‌که “مگر چه‌قدر کار کرده‌اید؟!” روبرو بوده‌ام. به عنوان نمونه یکی از مشتریان در انعقاد قرارداد پشتیبانی ادعا می‌کرد که هر سال نسبت به سال گذشته کار شما کم‌تر می‌شود. یک‌بار یک خروجی ۱۲۰۰ ساعته ریز تمام فعالیت‌هایی را که انجام داده بودیم برایشان ارسال کردم و دیگر آن حرف تکرار نشد. به بهتایم کلی‌گویی‌های کارفرما و حتی کلی‌گویی‌های درون سازمان به پایان می‌رسد. روی عدد و رقم می‌توان حرف زد. یکی از خوبی‌های به کارگیری بهتایم این است که ۹۰ درصد راه محاسبه قیمت تمام شده در پروژه‌هایی که بخش عمده هزینه آن‌ها منابع انسانی می‌باشد را طی می‌کند. این آگاهی ما نسبت به واقعیت سازمان است که باعث می‌شود نه بر اساس احساس که بر مبنای تمام واقعیت‌ها تصمیم بگیریم.

هر چند که قصد نداشتم یک نوشته تبلیغاتی برای بهتایم بنویسم و هدف بیان حس درون و حس و حال موفق شدن بود.  اما شاید این نوشته کمی رنگ و بوی تبلیغاتی هم پیدا کرد. حالا که این‌طور است من هم از این رنگ و بو استفاده می‌کنم و از شما می‌خواهم بهتایم را به رایگان امتحان کنید. اگر دوست داشتید از آن استفاده کنید و از مزایای آن باهم بهره‌مند می‌شویم  و  اگر دوست نداشتید نظرهای خود را به ما بگویید. با شوقی که داریم مطمئن باشید در به‌کارگیری بهتایم همه جوره در کنار شما هستیم.