نکاتی در باب آداب گفتگو
خیلی کم‌رنگ به یاد می‌آورم سمیناری را که دکتر ارباب شیرانی عزیز در دانشکده برگزار نموده بودند در باب انتقال تکنولوژی. ولی به خوبی نکته‌ای که مطرح شد را یادم هست که گفتند پیش از انتقال هر تکنولوژی نیازمند آنیم که فرهنگ آن هم انتقال یابد وگرنه این انتقال ناقص محسوب می‌شود و تبعات زیادی دارد.
از تکنولوژی‌هایی که امروز فقط مصرف آن به ایران منتقل شده می‌توان به تلفن همراه و یا موبایل و البته پدربزرگ آن (تلفن ثابت) اشاره کرد که قارچ گونه حضور خود را به همه جا گسترش داده است. دوستانی که روزنوشت‌های بهساد را دنبال می‌کنند به خوبی می‌دانند که من یکی از مخالفان جدی استفاده از تلفن همراه در محیط کار هستم و آن را یکی از عوامل مهم برهم زننده تمرکز و عاملی برای ایجاد اختلال در آرامش محیط کار می‌دانم. اما در این نوشته می‌خواهم به موضوع این وسیله پر دردسر با دیدگاهی دیگر نگاه کنم.
“در یک جلسه نشسته‌اید و افراد از دور و نزدیک آمده‌اند برای یک جلسه، ناگاه زنگ تلفن یک نفر به صدا در می‌آید…”
این که صدای این زنگ جلسه را به هم می‌ریزد که مشخص است. اما موضوع بدتر زمانی اتفاق می‌افتد که شخص یا در گوشی شروع به حرف زدن با موبایل می‌کند و یا این‌که جلسه را ترک می‌کند و برای حرف زدن به بیرون می‌رود. بر اساس این‌که این موضوع یک عادت عمومی شده است، من دوست دارم که این حرکت را بی‌احترامی به جمع تلقی نکنم و نمی‌کنم. اما کمی عمیق‌تر به موضوع نگاه کنیم. آیا پرداختن به افرادی واجب‌تر نیست، که با حضور خود به یک جلسه رسمیت بخشیده و وقت خود را به ما اختصاص داده‌اند؟ تا پاسخ گفتن به فردی که نه شرایط ما را می‌داند و نه به طور کلی مشخص است که کار واجبی دارد یا نه؟
“در حال صحبت با تلفن ثابت هستیم که تلفن همراه زنگ می‌خورد”
شخصی را که در حال صحبت با او به وسیله تلفن ثابت هستیم، معطل کرده و به صحبت با موبایل می‌پردازیم. تو گویی که طرف اول، اهمیتی ندارد.
“پس از مدت زیادی تلاش از دفتر یک مدیر رده بالا وقت گرفته‌ایم تا با او ملاقاتی داشته باشیم”
هنوز گفتگو‌ها شروع نشده، صدای تلفن ثابت و موبایلش در می‌آید و با ده نفر در حین مذاکره با شما صحبت می‌کند. آخر هم زمان اختصاصی شما به سر می‌آید و آقای مدیر با چند پوشه زیر بغل به بهانه این‌که از پیش جلسه‌ای برای او در نظر گرفته‌اند، اتاق را حتی زودتر از شما ترک می‌کند.
همه این‌ها برای این است که فرهنگ استفاده از تلفن همراه و بیش‌تر از آن فرهنگ و آداب مذاکره و گفتگو در کشور ما نهادینه نشده و متاسفانه کم‌تر به صورت جدی هم در وبلاگ‌ها، مجلات تخصصی و فرهنگی، صدا و سیما، روزنامه‌ها و شبکه‌های مجازی به آن پرداخته شده‌است. من به طور خلاصه سعی می‌کنم مواردی که باید در این زمینه رعایت کنیم، در این‌جا بنویسم:
- وقتی با شخص یا اشخاصی وارد مذاکره می‌شوم، به او بگوییم که فلانی از الآن تا مثلن نیم ساعت، وقت من در اختیار شما خواهد بود. (انتظار عکس هم وجود دارد) بنابراین تا این نیم ساعت لطفن در مذاکرات وقفه ایجاد نکنید.
- دیگران را عادت دهید فقط برای کار ضروری با موبایل شما تماس بگیرند. به‌ترین روش برای ایجاد این عادت این‌است که فقط برای کار ضروری با موبایل دیگران تماس بگیرید.
- برای تماس با افراد ابتدا به شماره دفتر کار آن‌ها زنگ بزنید. اگر کار شما ضروری نیست، از زمان حضور آن‌ها در دفتر کارشان پرس و جو کنید و دوباره در آن زمان با آن‌ها تماس بگیرید.
- پاسخ دادن منشی به تلفن شما، دلیلی بر با کلاس بودن شما نیست! منشی برای پاسخگویی به تلفن‌هایی است که شما نمی‌توانید پاسخ دهید. بنابراین در وقت آزادی که دارید و وقتی که برای پاسخگویی به تلفن‌ها اختصاص داده‌اید، خود گوشی تلفن را بردارید و به مخاطبین پاسخ دهید (باور کنید دون شأن شما نخواهد بود). در این حالت دیگران متوجه خواهند شد که اگر منشی به تلفن آن‌ها پاسخ گفت، شما واقعن وقت ندارید.
- اگر هدف شما از تلفن انتقال یک پیام و یا گفتن یک خبر است، می‌توانید آن را به منشی طرف مقابل بگویید. انشاءا…، منشی پیام شما را منتقل خواهد کرد.
- از پاسخگویی به موبایل در جلسه اجتناب کنید. ولی پس از جلسه با تمامی تماس‌های از دست رفته خود، ارتباط برقرار کنید و به آن‌ها بگویید چون جلسه داشته‌اید، نمی‌توانستید به تماس آن‌ها پاسخ دهید. این کار هم به جا آوردن آداب است و هم این‌که به دیگران آموزش می‌دهد که در جلسات با موبایل صحبت نکنند.
- در مورد موبایل داشتن منشی تلفنی (Answering Machine) و یا انتقال تماس به فردی پاسخ‌گو کمک می‌کند که هم افرادی که با شما کار دارند، پیام خود را برسانند و هم این‌که شما با آمادگی بیشتری با فرد تماس‌گیرنده تماس بگیرید.
- داشتن یک شماره شخصی و محفوظ جدای از شماره کاری، به شما اجازه می‌دهد که در موارد بسیار ضروری که برای خانواده و حتی نزدیکان کاری مشخص شده، با شما ارتباط برقرار کنند. در این موارد همه به شما برای ترک جلسه هم حق می‌دهند.
- در هنگام رانندگی از تلفن همراه استفاده نکنید.
- در محیط کار حتی اگر استفاده از تلفن همراه مجاز است، صدای زنگ آن را تا حد امکان پایین قرار دهید و از زنگ‌های غیر عرف، استفاده نکنید… ( بادا بادا مبارک بادا هم شد زنگ موبایل؟)
- به مسئول دفتر خود بگویید که در حین مذاکره شما با افراد دیگر، اگر کسی گفت کار مهمی دارد، افرادی هم در اطراف شما هستند که کار مهمی دارند و این تفکر را دارند که کار آن‌ها از کار تماس‌گیرنده مهم‌تر است.
- اگر واقعن مجبور شدید که به تلفنی در حین جلسه و یا حین مذاکره پاسخ دهید، شرایط اجبار و اضطرار خود را برای حاضرین توضیح دهید. هر کاری استثنا هم دارد و دیگران این را درک می‌کنند.
- و نکته آخر این که:
موبایل و تلفن نباید شما را مدیریت کند، شما باید موبایل و تلفن خود را مدیریت کنید.