مدیریت مخاطب در جلسات ارائه سیستم (دمو)

در جلسات ارائه سیستم و یا به قولی دموی نرم‌افزار افراد متفاوتی یافت می‌شوند که گاهی دردسر ساز هستند. اگر اجازه دهید این افراد دردسر ساز هر گونه که دوست دارند در جلسه رفتار کنند، نه تنها شما به نتایج مورد نظر خود نرسیدهاید، بلکه به دیگران اجازه دادهاید که مستقیم و غیر مستقیم به شما توهین کنند. گرچه یک ارائه دهنده سیستم باید کتکخورش ملس باشد و به عبارتی ظرفیت نشستن روی سطل آشغال را هم داشته باشد، ولی حفظ شخصیت و نمایش قدرت مودبانه شما، نیز می تواند هم در فروش موثر باشد و هم در ارائه یک تصویر متقن و با اراده از شما و سازمان شما. پس چارهای وجود ندارد جز مدیریت مخاطبها


افراد خواب:

نمی‌دانم چه حکمتی دارد که بعضی‌ها را برای جلسه دمو دعوت می‌کنند. می‌خواهند جلسه شلوغ شود؟ اگر فرد بی‌خاصیتی را به جلسه بیاورید که ممکن است چند روز هم بیش‌تر به بازنشستگی‌اش باقی نمانده باشد، ممکن است او ترجیح دهد که در جلسه بخوابد. همین چند روز پیش بود که در یک جلسه دمو دو نفر خواب بودند. به این موضوع حساس هستم و باید راهی می‌یافتم.

راه حل:

برای بیدار کردن افراد خواب جلسه راه‌حل‌های مختلفی وجود دارد. اگر دوست داشته باشید میتوانید از روش افراد معمم استفاده کنید و از حضار بخواهید صلوات بفرستند. البته این روش شاید چندان کاربردی در یک جلسه فناوری اطلاعات نداشته باشد. می‌شود که خیلی صریح تذکر داد. اما واقعا قرار است که ما فروشنده باشیم قرار نیست در اولین جلسه خاطره ناخوشایندی از خود به جای بگذاریم، زمانی می‌شود تذکر داد که مطمئن هستیم که قصد خرید نرم‌افزار ما را ندارند و چه چیزی بهتر از حفظ عزت نفس!

بر اساس تجربه به این نتیجه رسید‌ه‌ام که به‌ترین روش برای بیدار کردن افراد خواب، بازی با لحن صدا است. یک سکوت ۵ ثانیه‌ای و سپس یک شروع با صدای نسبتن بلند و رسا می‌تواند خیلی از افراد خواب را بیدار کند. در جلسه من که جواب داد.

بی‌انگیزه‌ها و بی‌تفاوت‌ها:


نمی‌دانم چه حکمتی دارد که بعضی‌ها را برای جلسه دمو دعوت می‌کنند. می‌خواهند جلسه شلوغ شود؟ اگر فرد بی‌خاصیتی را به جلسه بیاورید که قبل از جلسه غر هم زده است که “حالا چه فرقی می
کند که من باشم یا نباشم”، یا مشغول بازی با موبایلش میشود و یا کشیدن نقاشی روی کاغذ. این افراد به زبان بیزبانی به ارائه دهنده سیستم میگویند: “زود تمامش کن حال نداریم!”. فحش از این بدتر میشود؟

راه حل:

همانگونه که در بالا گفته شد، تذکر جدی زمانی کاربرد دارد که قید فروش را زدهاید. پس ابتدا میتوانید با چرخش نگاه و مکث روی او، به او بفهمانید که من در حال نگاه به شما هستم و بهتر است مودبتر باشید. بعد هم میتوان بازی چشمی را ادامه داد و نگاه در نگاهش دوخت و با نیم لبخندی، یخ او را باز کرد. نتیجه نداد؟! میتوانید از او چند سوال بیضرر هم بپرسید. منظور از بیضرر این است که نه برای پاسخ به سئوال شما، او در دردسر بیفتد و نه پاسخ سئوال متضمن بیان ارزیابی او از شما باشد.

 

صحبتکنندگان با موبایل:

آنها که من را از نزدیک میشناسند میدانند که امکان ندارد در جلسهای با موبایل روشن وارد شوم و به همین اندازه هم نسبت به روشن بودن و زنگ خوردن موبایل افراد حساسیت دارم. شما در حال صحبت هستید که موبایل طرف مقابل زنگ میزند و آن فرد مشغول به صحبت با موبایل خود میشود. معنی اینکار این است که طرف به شما میگوید که صحبتها و حضور شما فعلن اهمیتی ندارد. از طرف دیگر اما خاموش بودن موبایل در هنگام جلسه به این معنی است که شما به دیگران اعلام میکنید من برای وقت شما و خود و برنامهریزی انجام شده برای این جلسه آنقدر ارزش قائل هستم که حاضر به گفتگو با دیگران در این ساعات نخواهم بود. البته اگر سطح رسمیت جلسه پایین باشد و یا واقعا منتظر یک تلفن ضروری هستید، میتوانید موضوع را به دیگران توضیح دهید و یا اینکه در شرایط مودبانهتر از آنها اجازه بگیرید.

خلاصه اینکه در یک جلسه دمو با حضور افراد زیادی نشستهاید که موبایل آنها مدام سر و صدا میکند و ویبرههای بدتر از زنگ و پارازیت موبایل کنار میکروفنها مدام سر و صدا میکند. چه باید کرد؟

راه حل:

  1. ابتدا به شکل واضح در حضور دیگران موبایل خود را خاموش کنید و در کیف قراردهید. این موضوع به دیگران هم یادآوری میکند که آنها باید موبایل خود را مدیریت کنند و قرار نیست که موبایلشان، آنها را مدیریت کند.
  2. در ابتدای جلسه موضوع را متذکر شوید و بگویید که صبحت با موبایل باعث کاهش راندمان جلسه خواهد شد. میشود کمی تواضع هم به خرج داد. به عنوان نمونه گاهی در ابتدای جلسه میگویم که چون سخنران ماهری نیستم، زنگ و صحبت با موبایل تمرکز من را به هم میزند.
  3. به دلایلی که توضیح داده شد، قرار نیست با کسی دعوا شود. اما با یک زوم چشمی شدید توام با کمی اخم، میشود مراتب نارضایتی خود را اعلام کرد.
  4. در هنگام صحبت فرد، میتوان جلسه را به سمت مشارکت پیش برد و طوری رفتار کرد که شخص صحبتکننده با موبایل احساس کند که دارد از موضوع جلسه جا میماند (در صورتی که اصلا برایش جلسه مهم باشد). در این هنگام او سعی خواهد داشت که زودتر مکالمهاش را به اتمام برساند.

ادامه دارد…

۶ دیدگاه دربارهٔ «مدیریت مخاطب در جلسات ارائه سیستم (دمو)»

  1. آقای آواژ عزیز
    شما به داستان از چشمان یک High D نگاه کردید 🙂 حالا بگذارید از چشم آن خواب یا بی توجه یا موبایلی هم نگاه کنیم.
    او که خواب است، یک Low D شدید میتواند باشد. اصلاً به چیزی به عنوان ارائه برای فروش اعتقاد ندارد. معمولاً میتواند یک High C هم باشد. البته High C ها خیلی مبادی آداب هستند، فقط وقتی ممکن است وقتی بخوابد که جلسه خیلی طولانی شده باشد.
    من هم که با این موارد زیاد مواجه میشوم، وظیفه تذکر به این فرد را به سایر شرکت کنندگان واگذار میکنم: سکوت میکنم، نگاهش میکنم، لبخند میزنم، میگویم خوششش به حالش چه خوابی میکنه….
    او دیگر در هیچ مشورتی اظهار نظرش پذیرفته نمیشود. چون همه میدانند که او خواب بوده و نمیتواند نظری داشته باشد.
    در مورد موبایلی ها، وقتی آنها حرف میزنند، با خوشروئی تمام، سکوت و صبر میکنم، خوب صبر میکنم. هرچه بیشتر حرف بزند، بارش را سنگین تر کرده است. معمولاً دیگر کسی حرف نمیزند.
    جسارتاً‌ من هیچوقت سعی نمیکنم این افراد را ادب کنم، چون کار من نیست و با هدف من (رساندن پیام به گوش مخاطب – نه فروش) هم در تناقض است، سعی میکنم این کار زشت را عیان کنم تا جامعه‌ آنها را تنبیه کند.
    در مورد نشستن روی سطل هم یادتان هست؟ من به اندازه شما گویا عزت نفس ندارم…:-)
    سربلند باشید
    کمالیان

    1. آقای کمالیان عزیز: ممنونم از نظر شما و ممنون که از همان دریچه disc به موضوع نگاه می کنید که انصافن فراگیری آن یک ارزش محسوب می شود. برای من موضوع نه از جنبه ادب کردن (که به من ربطی ندارد چه بوده و چه خواهد شد) بلکه از دیدگاه ارزش آفرینی برای بهساد مطرح است. من فکر می کنم که همانقدر که انعطاف با مشتری در اولین برخورد لازم است، صداقت و از طرف دیگر قاطعیت هم لازم است. روزی با مدیرعامل یک شرکت بحث تجاری داشتیم، می گفت ” ببین من بییزینس من هستم! اگر لازم باشد و قیمت خوبی پرداخت شود، من حاضرم شلوارم را هم همینجا معامله کنم” به او گفتم “من هم در جایگاه یک بیزینس من نشسته ام، اما هنوز آنقدر بی آبرو نشده ام که روی شلوارم معامله کنم! ولی شاید روی بارانی ام دست به خرید و فروش بزنم!” موضوع این است که من حاضر نیستم به هر قیمتی (دروغ گفتن و تحقیر شدن با رفتار نامناسب افراد) نرم افزار بفروشم. البته ناگفته نماند که من راه حل های شما را می پسندم و به یقین از راه حل های من بهتر است. بی تنش و بزرگوارانه هستند. اما با D بالا چه باید کرد؟
      آیین تقوا ما نیز دانیم، اما چه چاره از بخت گمراه؟!

  2. به نظرم این مطلب نه تنها خودش آموزنده است بلکه می تواند سرآغاز یک سری بیان تجربیات عالی هم باشد، نظیر تجربیاتی که آقای کمالیان اشاره کردند.
    امیدوارم دوستان دیگر هم راهکارهای خودشان را در زمینه برخورد با افراد مختلف در جلسات فروش بنویسند.
    به جز آن مایلم در پاسخ به آقای کمالیان یک نکته را اشاره کنم. همانگونه که آقای آواژ هم اشاره کردند وقتی امیدی به فروش نیست می شود کارهای دیگر کرد و به قول شما تلاشی در جهت بهبود رفتار های افراد دیگر داشت. شاید وقتی می دانیم انتهای جلسه به فروش منجر می شود باید آرامتر و نرم تر -روشهای شما- را دنبال کنیم و وقتی نه، شاید بتوانیم زشتی رفتار دیگران را به انها یادآوری کنیم که حداقل برای جلسات بعدی چنین نکنند. برخی مواقع هم برای اینکه این زشتی را مشخصا بیان کرد یک کم باید قاطع تر عمل کرد که مساله تنها به شوخی و یا سطحی به پایان نرسد. این همان احساس مسؤولیت اجتماعی نیست؟
    همین!

    1. باید صادقانه اعتراف کنم که من به جنبه احساس مسئولیت اجتماعی در این زمینه فکر نکرده بودم. شما درست می گویید، برخورد قاطع کارکرد اجتماعی هم دارد. البته با تاخیرهای سیستمی خودش و صد البته با تکرار موضوع از طرف شرکت های مختلف. من به موضوع بهسادی نگاه کرده ام. هر جلسه دمو در شهرستان های دور حدود سیصد الی پانصد هزارتومان هزینه دارد و خستگی فراوان و استرس سوار شدن به هواپیما و ….خود جلسه دمو هم که همیشه استرس زا است. حتی نحوه اصلاح صورت، رنگ لباس و کت شلواری که نباید در این سفر طولانی چروک شود، دقت و انرژی خاص خود را مصرف می کند. از استرس باگ نرم افزار نمی گویم که بهتر از من می دانید. نمی دانم چه حکمتی است که باگ برنامه باید در جلسه دمو مشخص شود! حالا شما این مسائل را که می دانم به خوبی به آن آگاه هستید، در نظر بگیرید. با این هزینه، زحمت، فشار و … رفته اید جلسه دمو، طرف گرفته خوابیده… اگر موضوع قرار است به نتیجه نرسد، حداقل دل آدم خنک می شود!!
      من هم مانند شما امیدوارم که سایر دوستان، از جمله جنابعالی از تجربیات ارزشمند خود در جلسات دمو بنویسید تا کارآموزی وبلاگی من و امثال من کامل شود. در این میان آقای کمالیان عزیز هم به نظر من می توانند یک تحلیل شخصیت کاری به هر مورد اضافه کنند که به یقین همه موارد بسیار سودمند خواهد بود.

  3. دوستان عزیز، من اصلاً آدم تحمل کننده ای نیستم. اصلاً. من هم به شدت طرفدار تنبیه این افراد هستم. کسانی که با من کار کرده باشند میدانند که اصلاً و ابداً در این موارد شوخی ندارم. ارزش آفرینی را قبول دارم، کارکرد اجتماعی را به شدت قبول دارم.
    اما نگاه من و شما متفاوت است و به نظرم در همان تک جمله آقای آواژ نهفته است: دل خنک شدن.
    من تمام عرضم این بود که همان کار را میشود به دست سایرین انجام داد. چون مثلاً خوابیدن توهین به همه حضار است نه فقط من یا شما. خوب است آنها هم بدانند که دارند مورد توهین واقع میشوند.
    شما همه استاد ارائه و گرداندن جلسه هستید، من جسارت میکنم و کمی درس پس میدهم:
    تمام تقصیر متوجه مخاطب نیست. درست است که گفته اند مستمع، صاحب سخن را بر سر ذوق آورد. اما عکس آن هم صادق است. مطلب شما هم نه تنها باید خوب و جذاب باشد، نه تنها باید از نظر عمومی مخاطب را جلب کند، بلکه باید متناسب با ساختار رفتاری مخاطب هم باشد.
    یک Low S حوصله ارائه های طولانی و پر جزئیات را ندارد، در حالیکه یک HIgh S میتواند ساعتها به ارائه شما گوش کند و همه را جذب کند، اما ممکن است یک کلمه حرف نزند، و حتما نخواهد خوابید.
    یک High D فقط دنبال چند نکته و سوال کلیدی است به بقیه ارائه شما اصلاً توجه نمیکند و کاملاً ممکن است حواسش به موبایلش یا بیرون باشد. باید زود بفهمید که او دنبال چیست و راجع به آن هم صحبتی یا اشاره ای داشته باشید. یک Low D میترسد که حرف بزند و سعی میکند دیده نشود.
    یک High C منتظر مدارک و مستندات شماست، چرا بهترید؟ در حالیکه یک Low C اصلا چارچوب ارائه شما را قبول ندارد.
    یک High I لازم دارد که وسط ارائه شما حرف بزند، و خودش را نشان دهد، و بزرگترین اشتباه این است که توی ذوق او بزنید، و یک Low I به شما سخت مشکوک است و فکر میکند شما، و آن High I که همکار خودش است چقدر حرف میزنید.
    اگر شما بتوانید با نشانه شناسی تیپها را بشناسید خیلی خیلی در اداره کردن جلسه ارائه و باقی گذاشتن یک اثر ماندگار موفق خواهید بود. اما مواظب باشید که نشانه شناسی کار سختی است، در هر جلسه میتوانید تمرین کنید، و ارزیابی های خود را بعداً کنترل کنید. این کمک میکند که دائماً موفق تر شوید و احتمالاً کمتر با افرادی که میخوابند و موبایل بازی میکنند و … مواجه شوید.
    من به تجربه دریافته ام که هرگز (هرگز) از جلسه اول به یک جمعبندی نرسم که فروشی در کار هست یا نیست و بر اساس آن، تمام پلها را خراب نکنم. کسی چه میداند شاید من خطا کرده باشم و بیهوده یک مشتری خوب را از دست داده باشم…
    در مورد معامله شلوار و بارانی هم با شما موافقم. اما این را هم میتوان دید که شما میتوانید روی شلوارتان قیمتی بگذارید که کسی اصلاً فکر خریدش را هم نکند….این هم یک برخورد است….این برخورد تابع این نظریه است که به هیچ درخواستی نباید نه مستقیم گفت، بلکه باید به طرف فهماند که درخواستش اشتباه بوده است… این هم رابطه را حفظ میکند، هم طرف را بدون خراشاندن، متوجه خطایش میکند.
    سربلند باشید..

  4. حقیقتا جلسه دمو بسیار حساس و کنترل آن بسیار دشوار است. هم آن مسائل که آقای آواژ اشاره کردند و هم تنوع آدمهایی که در جلسه حاضرند و شما باید برای هر یک راهکاری داشته باشید که هم او را جذب کنید و هم دیگران را از دست ندهید(نظر جناب کمالیان).
    به شوخی … کاش می شد قبل از جلسه دمو یک پرسشنامه DISC داد به انها که قرار است شرکت کنند که اول ببینیم چه کسانی هستند و برای آنها باید چگونه دمو دهیم و دوم اینکه اگر کسی هست که خیلی با دیگران تفاوت دارد برای او یک جلسه جداگانه ترتیب دهیم!!
    اما می دانم هنر فروشنده موفق ان است که در چند دقیقه اول جلسه، یک اسکن از همه دربیاورد و از روی ظاهر و با یک پرسش و پاسخ ساده، نوع آدمها را در یک تیپ خلاصه کند و امیدوار باشد که در تشخیص اشتباه نکرده باشد تا بر مبنی ان عمل کند. یا اینکه در حالت ساده تر اول بتواند شخص یا اشخاص کلیدی تصمیم گیرنده اصلی را در جلسه شناسایی کند و بعد همه دمو را برای آنها برنامه ریزی کند. در این صورت دیگران اگر خوابیدند و یا گوش نکردند هم دیگر مهم نیست.
    همین!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.